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iCloud mit Outlook synchronisieren

Mit iCloud für Windows können die Daten, die in iCloud gespeichert sind in Windows und Outlook genutzt werden. Dazu gehören E-Mails, Kontakte, aber auch Erinnerungen und Termine. Wir zeigen was beachtet werden muss.

Apple iCloud im professionellen Einsatz

Mit der kostenlosen Software - iCloud für Windows - können Anwender die Daten, die in iCloud gespeichert sind, mit Windows und Outlook synchronisieren. Nach der Installation erfolgt zunächst die Anmeldung an iCloud mit der Apple-ID. Danach kann über das Icon von iCloud für Windows im Traybereich der Taskleiste eingestellt werden, welche Daten zu Outlook synchronisiert werden sollen.

Erinnerungen, Kontakte, Termine aus macOS & iOS in Outlook nutzen

Wer auf seinen Endgeräten mit macOS und iOS Termine, Erinnerungen und Kontakte speichert, kann diese auf seinem Windows-Rechner in Outlook nutzen, indem iCloud für Windows installiert und eingerichtet wird. Die Anbindung an Outlook erfolgt über das Add-In „iCloud-Outlook-Add-in“. Dieses ist nach der Installation von iCloud für Windows in den Einstellungen von Outlook bei „Add-Ins“ zu finden.

Um die Daten aus iCloud in Windows und Outlook zu nutzen, muss daher zunächst iCloud für Windows installiert werden. Danach kann jederzeit über die Einstellungen von iCloud für Windows die Verbindung mit Outlook hergestellt werden. Damit die Verbindung hergestellt werden kann, muss die Option „Mail, Kontakte, Termine und Aufgaben mit Outlook“ aktiviert und dann auf „Anwenden“ geklickt werden. Outlook wird entsprechend konfiguriert und muss neu gestartet werden. Nach der erfolgreichen Aktivierung ist in Outlook die neue Registerkarte „iCloud“ zu sehen. Hierüber kann die Ansicht aktualisiert werden.

Die Registerkarte wird über das bereits erwähnte Add-In zur Verfügung gestellt. Sollen die Daten nicht mehr synchronisiert werden, kann in den iCloud für Windows-Einstellungen die Synchronisierung mit Outlook beendet werden, in dem der Haken erst entfernt und die Konfiguration mit „Anwenden gespeichert wird.

Fehlerbehebung bei der Anbindung von iCloud an Outlook

Wenn die Erinnerungen, Aufgaben und Termine nicht synchronisiert werden, sollte zunächst auf der Apple System Status-Webseite überprüft werden, ob diese Dienste funktionieren. Hier zeigt Apple alle Dienste und deren aktuelle Verfügbarkeit an.

Damit die Synchronisierung zwischen iCloud und Outlook funktioniert, muss das Outlook-Add-In „iCloud-Outlook-Add-in“ in der Add-In-Verwaltung von Outlook vorhanden und aktiviert sein. Die Add-Ins werden in den Optionen von Outlook verwaltet.

Außerdem ist es wichtig, dass iCloud nicht als Standard-Account bei den Datendateien aktiviert ist. Dazu wird die Registerkarte „Datei“ geöffnet und dann auf „Informationen\Kontoeinstellungen\Kontoeinstellungen“ geklickt. Als Standard sollte hier eine andere Datendatei als iCloud aktiviert sein. Ist das nicht der Fall, kann das hier leicht geändert werden.

In vielen Fällen kann es bei Problemen helfen, wenn nach der Anpassung oder Installation von iCloud Outlook neu gestartet wird, um alle Änderungen einzutragen. Gibt es immer noch Probleme, kann ein Neustart von Windows helfen.

Mit Outlook und iCloud arbeiten

Sobald die Verbindung eingerichtet ist, können Anwender mit Outlook arbeiten und dabei alle Daten nutzen und auch anpassen, die in iCloud gespeichert sind. Kontakte, Erinnerungen und Termine können in beiden Richtungen genutzt werden. Verwenden Anwender die Mehr-Faktor-Authentifizierung in iCloud, kann in den iCloud-Einstellungen ein Anwendungsspezifisches Kennwort erstellt werden. Dieses Kennwort wird in Outlook zum Beispiel benötigt, wenn auch die Apple-E-Mail-Adresse angebunden wird.

Die Erinnerungen aus iCloud werden in Outlook als Aufgaben dargestellt. Erstellen Anwender eine neue Aufgabe oder passen eine vorhandene Aufgabe an, werden die entsprechenden Daten zu den Erinnerungen in iCloud synchronisiert.

Probleme bei der Verwendung von Kalender, Aufgaben und Kontakten

Zwar kann iCloud für Windows viele Daten zwischen iCloud und Outlook synchronisieren, das System ist bei weitem aber nicht perfekt. Werden Daten, zum Beispiel Erinnerungen nicht synchronisiert, muss überprüft werden, ob die Aufgaben auch im Bereich „iCloud“ vorgenommen wurden. Nutzen Anwender auch noch andere Konten und tragen da Aufgaben ein, werden diese natürlich nicht zu iCloud synchronisiert. Das gilt auch für den Kalender. Das Outlook-Add-In synchronisiert nur die Daten, die auch für das iCloud-Konto eingetragen wurden.

Doppelte Kalendereinträge bei der parallelen Verwendung von Windows mit Outlook und macOS lassen sich meistens nach der Einrichtung dadurch beheben, dass in macOS und Windows die Darstellung aktualisiert wird. In Outlook wird dazu auf der Registerkarte „iCloud“ auf „Aktualisieren“ geklickt, in macOS in der Kalender-App auf „Kalender aktualisieren“ bei „Darstellung“. Sind die Einträge weiterhin vorhanden, bietet Apple einige Hilfen an, um das Problem zu beheben. Die Informationen sind auf der Seite - Unterstützung bei doppelten iCloud-Kalendern erhalten.

Vorsicht bei neuen Windows 10-Versionen

Wenn Microsoft eine neue Version von Windows 10 zur Verfügung stellt, so wie zum Beispiel Windows 10 Version 1903, kann es passieren, dass iCloud für Windows nicht mehr funktioniert. Bei der Aktualisierung zu Windows 10 Version 1809 gab es Probleme, die erst im Nachhinein gelöst wurden. Meistens bietet Microsoft einige Zeit nach der Erscheinung eine Aktualisierung an, die Probleme behebt. Diese wird über die Windows-Update-Funktion in Windows 10 installiert. Auch Apple bietet regelmäßig neue Versionen von iCloud für Windows. Diese können über den Apple-Softwaredienst in Windows schnell und einfach installiert werden. Erscheint also eine neue Version von Windows 10, ist es ratsam einige Tage zu warten, ob es Probleme mit iCloud für Windows gibt, und erst danach eine Aktualisierung durchzuführen.

iCloud professionell im Unternehmen nutzen

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