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Wussten Sie, dass E-Mail-Archivierung eine gesetzliche Pflicht ist?

Dass die E-Mail-Archivierung eine gesetzliche Pflicht ist, wissen viele Unternehmer und Geschäftsführer leider immer noch nicht. Mit Beginn des Jahres 2017 trat nun der Gesetzgeber nochmals eine weitreichende Änderung in diesem Bereich eingeführt.

Denn seit dem 1. Januar 2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) vollumfänglich. Die letzte Schonfristen lief zum 31. Dezember 2016 aus und juristische Übergangsfristen endeten damit.

Was bedeuten gesetzeskonforme und revisionssichere E-Mail-Archivierung?

Revisionssichere Archivierung wird häufig als Sammelbegriff im Zusammenhang mit den Aufbewahrungspflichten nach dem geltenden Handels- und Steuerrecht verwendet.

Software zur Archivierung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen

Eine Software zur Archivierung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (nach AO, HGB und anderen) wird in der Regel dann als "revisionssicher" bezeichnet, wenn sie durch die Nachvollziehbarkeit der Bearbeitungsschritte und Versionen von Dokumenten bei der Umsetzung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) unterstützt.

Revisionssichere Archivierung von Dokumenten

Der Begriff "revisionssicher" bzw. "revisionssichere Archivierung" selbst entstammt nicht den Gesetzestexten, sondern wurde durch die Verbände der DMS-Branche geprägt. "Revisionssicher" bedeutet in diesem Zusammenhang, dass das Zustandekommen verschiedener Versionen / Bearbeitungsstände eines Dokuments (einschließlich des Originaldokuments selbst) im Sinne der gesetzlichen Anforderungen stets nachvollziehbar sein muss und daher jeder Bearbeitungsschritt am Dokument protokolliert wird.

Gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung

Gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung bedeutet die Pflicht zur Archivierung jeglicher elektronischer Dokumente und gilt vollumfänglich und ausnahmslos für alle Unternehmen, die Geschäfte – unabhängig von Größe, Branche oder Zusammensetzung - auf dem digitalen Weg abwickeln. Das sind Angebote, Rechnungen, Handlungsbriefe, Informationen und geschäftsrelevante Korrespondenzen etc. per E-Mail kommuniziert werden.

In der Folge musste spätestens zum 31. Dezember 2016 musste eine entsprechende Archivierungslösung im Unternehmen implementiert sein.

Wirtschaftsprüfer ahnden nicht ordnungsgemäß archivierte Geschäftsunterlagen

Seither wird jeder Wirtschaftsprüfer jegliche nicht ordnungsgemäß archivierten Geschäftsunterlagen ahnden. Hinsichtlich des Strafmaßes kann das für ein Unternehmen teuer zu stehen kommen.

Ein System zur E-Mail-Archivierung ist unumgänglich

Doch was genau hat es mit dem vollumfänglichen Inkrafttreten der GoBD auf sich? Die GoBD haben die alten Grundsätze GDPdU und GoBS zur Archivierung elektronischer Dokumente abgelöst und regeln seit dem 01.01.2015 unter anderem die gesetzliche Aufbewahrungspflicht elektronischer Geschäftsdokumente, -vereinbarungen und -aufzeichnungen und deren Unveränderbarkeit. Dabei müssen die genannten Materialien nicht nur auffindbar, sondern auch immer abrufbar sein.

Die Archivierung elektronischer Post ein rechtlich ein vorgegebenes Muss ohne Ausreden. Um diesen Auflagen des Gesetzgebers gerecht zu werden, ist ein System zur revisionssicheren E-Mail-Archivierung unabdingbar, um eine technische Unveränderbarkeit zu gewährleisten.

Nur so können Unternehmen die Umsetzung gesetzlicher Vorgaben einhalten und rechtsgemäß elektronische Daten aufbewahren.

Rechtssichere E-Mail-Archivierungslösung MailStore Server®

Weltweit führend im Bereich der E-Mail-Archivierungslösungen ist MailStore Server®. Die Software „made in Germany“ bietet nicht nur eine manipulationssichere, gesetzestreue E-Mail-Archivierung, sondern auch ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis inklusive intuitiver Bedienbarkeit.

Welche weiteren Chancen und Vorteile Ihnen bietet MailStore Server® bietet, erläutern wir Ihnen gerne in einem persönlichen Beratungsgespräch.

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E-Mail Archivierung mit MailStore Server®

IMSOLUTION Value Added IT-Services - Als Partner MailStore Server® Partner in Hamburg beraten und implementieren wir gesetzeskonforme, skalierbare Hard- und Software-Systemlösungen für E-Mail Archivierung und E-Mail Management in Unternehmen.



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