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Gesetzeskonforme E-Mail Archivierung 2017 nach GoBD

Nur noch wenige Wochen, dann gelten sehr strenge Regeln zur E-Mail-Archivierung nach GoBD. Verordnungen der GoBD - ab Januar 2017 gravierende Folgen für Unternehmen.

Ab 1. Januar 2017 gelten uneingeschränkt die Verordnungen der GoBD

Viele deutsche Unternehmen handhaben das Thema E-Mail-Archivierung nur sehr unzureichend und die wenigsten verfügen über eine rechtskonforme Lösung zur Archivierung ihrer E-Mail Korrespondenz.

Verordnungen der GoBD - ab Januar 2017 gravierende Folgen für Unternehmen

Ab 1. Januar 2017 gelten uneingeschränkt die Verordnungen der GoBD. Das bedeutet gravierende Folgen für Unternehmen und Geschäftsführer. Die Übergangsregelung des Gesetzgebers Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff (GoBD) endet am Am 31. Dezember 2016.

Ab dem 01. Januar 2017 reicht es zukünftig nicht mehr aus, z.B. ein- und ausgehende Korrespondenz als PDF`s abzulegen, sondern auch relevante Korrespondenz wie E-Mail-Inhalte, steuerlich relevanten Einzeldaten, einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen, in einer revisionssicheren Form bereit zu halten.

Empfindliche Strafen bei Verstößen gegen die Bestimmungen der GoBD durch den Gesetzgeber

Geschäftsführer eines jeden Unternehmens sind in der Pflicht, ab dem 1. Januar 2017 den Anforderungen nach der GoBD zu entsprechen. Viele Unternehmen haben noch nicht erkannt, wie weit GoBD (Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff ) in die organisatorischen Prozesse ihres Unternehmens eingreift. Viele Unternehmen sind nicht oder nur unzureichend auf die ab Januar 2017 verbindlichen geltenden Anforderungen nach der GoBD vorbereitet.

Ab 01. Januar 2017 durch Anforderungen gem. GoBD Gefahr im Verzug

Durch den Ablauf der Übergangsfrist zum 31.12.2016 endet die Frist einer konsequenten Umsetzung der GoBD-Richtlinie des Bundesministeriums für Finanzen und für Geschäftsführer gibt es ab 01.Januar 2017 keine Ausreden mehr. Um den Ansprüchen des Gesetzgebers gem. GoBD zu entsprechen, ist ein Archivsystem, welches eine technische Unveränderbarkeit gewährleistet, für Unternehmen unabdingbar.

Gesetzteskonforme E-Mail Archivierung gem. GoBD ab dem 01. Januar 2017

Da ein großer Teil der täglichen Korrespondenz mit relevanten geschäftlichen Inhalte enthalten (z.B. elektronische Handels- und Geschäftsbriefe, Rechnungen, Aufträge und Bestätigungen, Absprachen, rechtliche Beratungen etc.) in Unternehmen über E-Mail stattfindet, sind diese im Rahmen der Aufbewahrungspflicht für Dokumente gesetzeskonform (gem. GoBD ab dem 01. Januar 2017) zu berücksichtigen in einer revisionssicheren Form (z.B. in einem gesetzeskonformen E-Mail-Archivsystem) bereitzuhalten.

Strategie zur E-Mail-Archivsystem garantiert Rechtskonformität

Moderne E-Mail-Archivsysteme automatisieren zwar den Archivierungsvorgang zur rechtskonformen E-Mail Archivierung, aber wichtigster Bestandteil einer eines rechtskonformen E-Mail-Archivsystems ist eine Strategie und ein klarer Ablaufplan, um alle aufbewahrungspflichtigen E-Mails sicher zur archivieren, vor Zugriffen durch Unberechtigte zu schützen und um andere Nachrichten gemäß des Datenschutzes sicher löschen zu können.

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